個人情報取扱指針

第一条目的

1.本指針は、会社内の個人情報の取扱に関する体制・基本ルールを策定し、会社が保有する情報の紛失、漏洩及び改ざん等を防止して事業の適正かつ円滑な運営を図り、情報管理に努めることを目的とする。
2.本規程は、従業員その他会社の業務に従事する全ての者に適用する。

第二条会社の責務

会社は、個人情報保護に関する法令等を遵守するとともに、実施するあらゆる事業を通じて個人情報の保護に努めるものとする。

第三条用語の定義

本規程における用語の定義は、次の各号に定めるところによる。
(1)個人情報:個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述などにより特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ、それによって特定の個人を識別することができることとなるものを含む)
(2)個人情報データベース等:特定の個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成した個人情報を含む情報の集合物、又はコンピュータを用いていない場合であっても、紙媒体で処理した個人情報を一定の規則にしたがって整理又は分類し、特定の個人情報を容易に検索することができる状態においているものをいう
(3)個人データ:個人情報データベース等を構成する個人情報をいう
(4)保有個人データ:会社が開示、訂正、追加、削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより、従業員又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの、又は違法若しくは不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの以外をいう
(5)本人:個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう
(6)匿名化:個人情報から当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所の記述等、個人を識別する情報を取り除くことで特定の個人を識別できないようにすることをいう

第四条個人情報保護管理者

1.個人情報の適正管理のため個人情報保護管理者(以下「管理者」という)を定める。
2.管理者は、担当役員とする。
3.管理者は、適正管理対策の実施、担当者に対する教育・事業訓練等を行う責任を負うものとする。
4.管理者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、見直し又は改善を行うものとする。
5.管理者は、個人情報の適正管理に必要な措置の一部を担当者に委任することができる。

第五条個人情報保護担当者

1.個人情報保護担当者(以下「担当者」という)を定め、個人情報の適正管理に必要な措置を行わせる。
2.担当者は、管理本部又は所属長とする。
3.担当者は、管理者の指示及び本規程の定めに基づき、適正管理対策の実施、従業者に対する教育・事業訓練等を行う。
4.担当者は、適正管理に必要な措置について定期的に評価を行い、管理者に報告するものとする。

第六条利用目的の特定

1.会社は、個人情報を取り扱うに当たっては、利用目的をできる限り特定するものとする。
2.利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲で行うものとする。
3.利用目的を変更した場合は、変更した利用目的について、従業員に通知し又は公表するものとする。

第七条利用目的外の利用の制限

1.事前に本人の同意を得ることなく、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わないものとする。
2.次の各号に該当する場合には、事前に従業員の同意を得ずに特定された利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱うことができるものとする。
(1)法令に基づく場合
(2)生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき
(4)国や地方公共団体又はその委託を受けた者(以下「行政等」という)が、法令の定める事務を遂行することに対し協力する必要がある場合であって、同意を得ることで事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
3.利用目的の範囲を超えて個人情報を取り扱う場合には、必要な範囲に限定するものとする。

第八条取得の制限

1.個人情報を取得するときは、利用目的を明示するとともに、適法かつ適正な方法で行うものとする。
2.思想、信条及び宗教に並びに社会的差別の原因となる個人情報については取得しないものとする。
3.会社は原則として、本人から個人情報を取得するものとする。但し、次の各号に該当する場合には、この限りでない。
(1)従業員の同意があるとき
(2)法令等の規程に基づくとき。
(3)個人の生命、身体又は財産の安全を守るため緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(4)所在不明、判断能力が不十分等の事由により、従業員から取得することができないとき。
(5)相談、援助、指導、代理、代行等を含む事業において、本人から取得したのではその目的を達成し得ないと認められるとき。
4.前項第4号又は第5号に該当して本人以外の者から個人情報を取得したときは、その旨及び当該個人情報に係る利用目的を本人に通知するよう努めるものとする。

第九条取得に際しての利用目的の通知等

1.個人情報を取得した場合は、事前にその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し又は公表するものとする。
2.前項に係わらず、従業員と契約を締結することにより契約書等に記載された個人情報を取得する場合、その他直接記載された個人情報を取得する場合には、事前に本人に対してその利用目的を明示するものとする。但し、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合には、この限りでない。
3.利用目的の通知は、次に掲げる場合については適用しない。
(1)利用目的を従業員に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)行政等が、法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を通知又は公表することにより事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

第十条個人データの適正管理

1.利用目的の達成に必要な範囲内で、常に個人データを正確かつ最新の状態に保つものとする。
2.個人データの漏えい、滅失、き損の防止その他の個人データの安全管理のために、必要かつ適切な措置を講ずるものとする。
3.個人データの安全管理のために、取り扱う従業員に対して必要で適切な監督を行うものとする。
4.保存する必要がなくなった個人データは、確実、かつ速やかに破棄又は削除するものとする。
5.個人情報の取扱いの全部又は一部を外部に委託するときは、原則として委託契約において、個人データの安全管理について受託者が講ずべき措置を明らかにし、必要かつ適切な監督を行うものとする。

第十一条個人データの第三者提供

1.次に掲げる場合を除く他は、事前に本人の同意を得ずに、個人データを第三者に提供しない。
(1)法令に基づく場合
(2)生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、同意を得ることが困難であるとき
(4)行政等が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、同意を得ることにより、事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
2.次に掲げる場合には、個人データの提供を受ける者は、第三者に該当しないものとする。
(1)利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
(2)合併その他の事由による事業の承継に伴って、個人データが提供される場合
(3)個人データを共同して利用する場合であって、主旨や利用される項目、利用者の範囲、目的及び管理について責任者の氏名又は名称を、事前に本人通知し又は容易に知り得る状態にあるとき
3.共同利用者の利用目的や個人データの管理について、責任を有する者の氏名又は名称を変更する場合には、変更する内容について事前に従業員に通知し、又は従業員が容易に知り得る状態に置くものとする。

第十二条保有個人データの開示等

1.従業員から保有個人データについて、開示(従業員が識別される個人情報を保有していないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ)の申し出があったときは、開示をするものとする。但し、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
(1)従業員又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)会社の事業の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3)他の法令に違反することとなる場合
2.開示は書面により行う。但し、同意があるときは、書面以外の方法により開示することがができる。
3.保有個人データの開示又は不開示の決定の通知は、本人に対し書面により遅滞なく行うものとする。

第十三条保有個人データの訂正、追加、削除、利用停止、等

1.保有個人データの開示を受けた者から、書面又は口頭により開示に係る個人データの訂正、追加、削除又は利用停止の申出があったときは、利用目的の達成に必要な範囲内において遅滞なく調査を行い、その結果を本人に対し、通知するものとする。
2.通知を受けた者から、再度申出があったときは、前項と同様の処理を行うものとする。

第十四条苦情対応

1.個人情報の取扱いに関する苦情について必要な体制整備を行い、苦情があったときは、適切かつ迅速な対応に努めるものとする。
2.苦情対応の責任者は、管理者とするものとする。
3.管理者は、苦情対応の業務を担当者に委任することができる。その場合は、事前に業務の内容を明確にしておくものとする。

第十五条従業者の義務

1.従業者又は従業者(以下「従業員」という)であった者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
2.本規程に違反する事実又は違反するおそれがあることを発見した者は、担当者に報告するものとする。
3.担当者は、報告の内容を調査し、違反の事実が判明した場合には遅滞なく管理者に報告するとともに、関係事業部門に適切な措置をとるよう指示するものとする。

第十六条本規程に違反した場合の措置

本指針に違反した場合には、懲戒処分を受けるものとし、且つ、生じた損害を賠償しなければならない。

附 則
本規程は、平成27年4月1日より施行